Libérez de l’espace en toute sérénité : optez pour le stockage de vos archives inactives
Dans de nombreuses entreprises, les archives inactives représentent un volume important de documents. Bien qu’elles ne soient plus utilisées au quotidien, elles nécessitent tout de même une conservation obligatoire pour respecter les obligations légales et réglementaires en vigueur. Découvrez comment notre service de garde-meubles vous aide à optimiser votre espace tout en sécurisant vos archives.
Qu’est-ce qu’une archive inactive ?
Une archive est dite « inactive » lorsqu’elle n’est plus requise pour les activités courantes de l’entreprise. Cependant, elle reste soumise à une obligation de conservation (légale, fiscale, administrative ou contractuelle). Ainsi, même si vous ne consultez plus ces documents régulièrement, vous devez les conserver pendant une durée déterminée.
Pourquoi conserver ces archives ?
- Respect des obligations légales
Les codes du commerce, du travail ou encore les obligations fiscales imposent des durées de conservation spécifiques pour différents types de documents (factures, contrats, relevés bancaires, etc.). - Sécurité juridique
En cas de contrôle ou de litige, il est primordial de pouvoir justifier certains faits et produire les pièces nécessaires dans les délais impartis. - Mémoire de l’entreprise
Certaines archives anciennes peuvent présenter un intérêt historique, patrimonial ou stratégique et méritent d’être préservées.
Les défis posés par l’archivage de documents inactifs
- Manque d’espace : Les archives inactives s’accumulent, encombrent les bureaux et occupent souvent un précieux espace qui pourrait être dédié à d’autres activités.
- Risques de détérioration : Les conditions de conservation ne sont pas toujours optimales (humidité, chaleur, poussière), mettant en péril l’intégrité des documents.
- Gestion chronophage : La recherche d’un document mal classé ou déposé dans un lieu peu adapté peut se révéler compliquée et consommatrice de temps.
- Sécurité des informations : Les archives inactives peuvent contenir des données sensibles. Un local inadapté ou mal sécurisé augmente les risques de vol et de consultation non autorisée.
Notre solution : le stockage de vos archives inactives en garde-meubles
Pour vous aider à relever ces défis, nous proposons un service de garde-meubles spécialement conçu pour l’archivage de documents inactifs. Voici comment nous pouvons vous accompagner :
- Collecte et transport
- Nous venons récupérer vos archives directement sur site.
- Vous pouvez choisir de conditionner les archives vous-même dans des cartons ou de nous confier cette tâche (tri, mise en carton, étiquetage).
- Stockage sécurisé
- Nos garde‑meubles bénéficient d’un contrôle d’accès ultra‑strict : seules notre équipe habilitée possèdent les clés, ce qui interdit toute intrusion de tiers dans la zone de stockage de vos archives.
- Vos archives sont placées dans des cartons, puis disposées sur palettes pour une manutention simplifiée et une conservation parfaite. Nous maintenons des conditions de stockage idéales — température régulée et constante — afin de préserver l’intégrité de vos documents.
- Traçabilité et accès sur demande
- Chaque carton est répertoriée dans un inventaire permettant de localiser rapidement vos archives.
- Vous pouvez consulter vos dossiers sur simple demande ; nous les mettons à votre disposition dans les meilleurs délais.
- Respect des durées de conservation
- Nous vous aidons à respecter les obligations légales en vous alertant sur les échéances de conservation.
- Une fois ces durées dépassées, nous pouvons gérer la destruction sécurisée de vos documents (avec certificat de destruction à l’appui).
Les avantages pour votre entreprise
- Gain de place immédiat : En délocalisant vos archives inactives, vous libérez des mètres carrés dans vos bureaux pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
- Conservation conforme : Vos documents sont stockés dans des conditions idéales, à l’abri de tout risque de détérioration.
- Gestion facilitée : Nous prenons en charge la logistique de bout en bout, de la collecte à la consultation, en passant par la destruction sécurisée.
- Économies de temps : En externalisant la gestion de vos archives inactives, vous simplifiez le quotidien de vos équipes et réduisez les contraintes administratives.
Contactez-nous dès aujourd’hui
Vous souhaitez optimiser vos locaux sans négliger vos obligations de conservation ? Confiez-nous le stockage de vos archives inactives ! Notre équipe se tient à votre disposition pour établir un devis personnalisé et vous proposer la formule la mieux adaptée à vos besoins.
Libérez de l’espace, sécurisez vos documents et gagnez en tranquillité d’esprit grâce à notre service de garde-meubles pour archives inactives.